Deine erfolgreiche Unternehmenspräsentation
Wenn Du Messe hörst denkst du bestimmt an Stress, schlaflose Nächte, Zeitdruck und das vorhandene knapp kalkulierte Budget. Wir möchten Dir beweisen das dies nicht der Fall sein muss und haben eine Checkliste für eine erleichterte Planung erstellt. Unser Hauptthema ist natürlich die Messekommunikation und Design sowie weitere Werbemittel die Du für den perfekten Messeauftritt benötigst.
Wir verhelfen Dir zu deinem perfekten Messeauftritt.
Denn für eine Mehrtägige Messe gibt es viel zu organisieren, wobei auch eine eintägige Messen nicht unterschätzt werden dürfen!
Vorplanung
Auf welche Messe soll es gehen? Jede Messe zieht eine andere Zielgruppe an. Messen haben Besucherstatistiken woran Du dich orientieren kannst. Auf der Webseite des Verbandes der deutschen Messewirtschaft wirst Du über Anmeldungen, Zahlen, Fakten, Vorschriften und Förderprogramme informiert. Wichtig zu merken: Oft ist eine frühe Buchung des Messestandes kostengünstiger Dank Frühbucherrabatte.
Neben der Messeanmeldung solltest Du auch Hotelübernachtungen, Zug- oder Flugtickets rechtzeitig buchen. Auch hier winken Frühbucherrabatte. Und schon jetzt solltest Du eure besten Kunden und Geschäftspartner über euren geplanten Messeauftritt informieren. Verschickt am besten Save-the-Date-Karten, damit sich Eure VIP-Gäste den Termin fett im Kalender markieren können.
STEP 1 - Konzept & Kommunikation
Finde das Motto zur Messe!
Spätestens 4-5 Monate vor Messebeginn muss sich ein Projektteam voll und ganz in die Messeplanung stürzen. Der Ausgangspunkt aller weiteren Punkte ist das gewählte Motto – der rote Faden des Messeauftritts. Ist es die neueste Produktinnovation, der neue Rundum-Service oder ein neues Unternehmensimage. Ganze egal welches Motto es wird – es muss klar und einzigartig sein. Es umfasst Text und Grafikdesign und bildet eine überzeugende Einheit und einzigartiges Auftreten wohingegen copy-and-paste, eher bei potenziellen Kunden untergeht, von Partnern gar nicht zu reden.
Startet die Kommunikation!
Stellen Dir vor, Ihr geht auf Messe und keiner merkt’s. Natürlich wird der Messestand von den Messebesuchern irgendwann entdeckt. Aber was wirklich dagegen hilft ist Publicity – die kommt aber auch nicht von alleine sondern benötigt gute Koordination. Eine nach wie vor hervorragende Methode: Medienvertreter aktivieren. Gebt Pressemitteilungen raus oder ladet Journalisten zum Gespräch vor Ort ein. So kommt der ein oder andere gute Bericht über Dein Unternehmen in ein Fachjournal. Jetzt ist auch der perfekte Zeitpunkt gekommen, an dem Einladungsschreiben an die besten Kunden und Geschäftspartner auf den Postweg geschickt werden sollten. Denn in Kürze müssen Veranstaltungen wie Messeparty, Business-Lunches und Podiumsgespräche geplant werden. Dafür braucht Ihr eine bestimmte Teilnehmerzahl.
Eine weitere gute Methode, Aufmerksamkeit für den Messeauftritt zu erzeugen, sind Online-Werbekampagnen in den sozialen Medien. Auf millionenfach genutzten Online-Plattformen wie Facebook, Instagram und Co. können genaue Zielgruppen über den Messeauftritt informiert werden. Möglich wird das durch modernes Targeting – also die Filterung von hunderttausenden Nutzern nach Alter, Geschlecht, Beruf, Familienstand und Einkommen. Nur die ausgewählte Zielgruppe wird tatsächlich Ihre Werbung angezeigt. Das ist nicht nur extrem effektiv und kurzfristig erfolgreich, sondern auch noch sehr viel preisgünstiger im Vergleich zu herkömmlichen Werbeanzeigen in Journalen, Zeitungen oder gar im Rundfunk.
Messestand Konzept
Dein gesamter Messeauftritt dreht sich um ihn: den Messestand. Manchmal erweckt es den Eindruck von Einfachheit und Kompaktheit. Seine schiere Größe ist mitunter eine klare Werbebotschaft. Aber Vorsicht: Ein großer Messestand, der leer aussieht, ist nicht so ansprechend wie ein kleiner Messestand, bei dem jedes Teil an seinem Platz ist und die Gesamtkomposition alles zusammenhält. Wie Du siehst ist bei eurem Messestand das Konzept das wichtigste. Die wichtigste Regel ist, dass Ihr die Interessen eurer Besucher über Euer Selbstporträt stellt. Alles – von Schriften über Design bis hin zur Bewirtung – musste auf die Bedürfnisse des Besuchers abgestimmt werden. Mit anderen Worten, eine ausgefallener Messestand, der gut aussieht, aber keinen ruhigen Bereich für Verkaus- oder Kundengespräche bietet, ist nutzlos. Natürlich sind wie immer die Vorgaben des jeweiligen Messeveranstalters bezüglich Standabmessungen, Strom- und Wasseranschluss sowie Sicherheitsvorkehrungen einzuhalten. Daher, früh genug anfragen!
STEP 2 - großformatige Werbetechnik bestellen
Die einzelnen Komponenten Deines Messestandes und weitere Großwerbetechniken solltest Du rechtzeitig bestellen. Denn ein persönliches Design und Aufdruck dieser Druckprodukte nimmt mehr Zeit in Anspruch als ein einfacher Flyer. Du musst keine teuren Spediteure oder Messebauer beauftragen, denn mittlerweile gibt es schnellere und günstigere Alternativen: mobile Standbausysteme. Die einzelnen Module dieses genialen Baukastensystems sind leicht zu transportieren und noch einfacher aufzubauen – also mit nur drei bis vier Personen und fast ganz ohne Werkzeug. Die folgenden Elemente sind Bestandteil des Grundausstattung:
Messewand
Erst der richtige Hintergrund bildet die perfekte Bühne. Messewände gibt es in unzähligen Formen und Größen. An ihnen können Strahler angebracht werden, die für eine gleichmäßige Ausleuchtung Eures Messestandes sorgen – sofern die Beleuchtung nicht bereits in der Displaywand integriert ist. Das Beste: Die Messewände bieten ausreichend Platz für Dein Logo und Werbebotschaften.
Messetheke
Er ist der visuelle Ankerpunkt des Standes, an dem Verkaufs- und Informationsgespräche stattfinden und Flyer und andere Werbematerialien ausreichend Platz für Getränke und Snacks finden. Es gibt viele Arten von Ständen: Aluminiumprofile, Vitrinen, gebogene, runde und sogar beleuchtete. Wählt ein Modell, das zu Eurem Messemotto und der Corporate Identity passt.
Roll-Ups & Displays
Wenn ein Stand nach dem anderen überfüllt ist und die Akzeptanz potenzieller Kunden sinkt, seid Ihr es, die für die Extra-Überraschung sorgen. Du kannst das Roll Up flexibel auf dem Spielfeld aufstellen. Und zwar so, dass Messebesucher Euch schon von Weitem sehen – und wie von Zauberhand zu Eurem Stand geleitet werden.
Mobiliar
Machet aus Eurem Standplatz eine Wohlfühloase inmitten der Messe-Hektik. Gute Verkaufsgespräche und Geschäftsabschlüsse kommen dann von ganz alleine. Wichtig sind bequeme Sitzgelegenheiten, beispielsweise Sitzwürfel oder Sitzsäcke. Diese müssen nicht groß aufgebaut werden. Einfach mitnehmen und hinstellen. Vergesst nicht den Boden: Im Corporate Design bedruckten Vinylboden und Fußbodenaufklebern schafft Ihr einen angenehme Raumumgebung.
STEP 3 - Werbeartikel und Messe-Outfits
Werbeartikel & Give-awyas
Jeder freut sich über ein Geschenk – auch Eure Besucher und potenziellen Kunden. Deshalb solltet Ihr euch frühzeitig für die richtigen Giveaways und Promotions entscheiden – nicht irgendwelche sondern am besten die, die Eure Zielgruppe gebrauchen kann. Zum Beispiel Zollstöcke und Maßbänder für Handwerker auf Fahrradmessen praktische Sattelüberzieher für das sportbegeisterte Publikum. Nutzt diese hochwertigen Werbegeschenke als kleines Dankeschön nach einem guten Gespräch.
Außerdem sollten Ihr einige nützliche Werbegeschenke bereithalten, die Ihr auf einer Messetheke oder einem Tisch platzieren oder an Passanten verschenken können. Im Normalfall sind das Gegenstände, mit denen jeder etwas anfangen kann – also Stift, Tasche, Schlüsselanhänger oder USB-Stick. Ganz wichtig: Egal, was Ihr euren Kunden schenkt: Logo und Name Deines Unternehmens sollten gut sichtbar darauf aufgedruckt sein. Hast Du ein Corporate Design? Perfekt, dann könntet Ihr die Werbeartikel auch im Corporate Design designen und bedrucken lassen. Warum ist es so wichtig? Weil Ihr nach der Messe in den Köpfen potenzieller Kunden bleiben möchten. Werbeartikel und Giveaways sind aus dieser Sicht kaum mehr als kleine Erinnerungen an Ihre Messebesucher, dass Ihr ein tolles Unternehmen seid.
Messe-Outfit (Corporate-Fashion)
Von Messestand über Equipment bis hin zu Werbeartikeln: Wieso nicht auch das Messeteam? Das kannst du besser. Für einen gelungenen Gesamteindruck solltet Ihr das Standpersonal einheitlich kleiden. Das sieht nicht nur professionell aus, sondern sorgt auch für eine positive Außenansicht Deines Unternehmens. Im Corporate Designs bedruckte Poloshirts, T-Shirts, Hemden oder Blusen zeigen den Standbesuchern immer, wer die Experten und Ansprechpartner sind.
STEP 4 - Messe-Events
Stand und Ausstattung sind bestellt, die Werbeartikel sind bestellt, das Messeteam steht in Uniform. Ihre Online- und Offline-Messekommunikation erreicht Ihre Zielgruppe punktgenau. Funktioniert, oder? Was Sie jetzt organisieren sollten, ist Ihre Standparty, auch Messeparty genannt. Diese Feiern sind echte Klassiker auf jeder guten Messe. Nicht nur eine entspannte Atmosphäre, sondern auch eine perfekte Plattform, um in entspannter Atmosphäre Kontakte zu knüpfen, Geschäftspartner zu treffen und sogar Verträge zu unterzeichnen. Neben einer guten anfänglichen Planung und Organisation benötigt Ihr Folgendes:
Getränke & Snacks
Auf einer Party geht nichts ohne sie: erfrischende Getränke und Snacks. Prickelnder Secco Bianco oder leckere Snack-Combos können den Smalltalk auf Messe-Events ankurbeln. Auf diese Weise könnt Ihr schnell sehen, wie es Euren zukünftigen Partnern oder VIP-Kunden geht. Highlights: Getränke und Snacks sind auch der perfekte Träger für Ihre Werbung. Logo, Firmenname und ein cooler Slogan.
Bewirtung
Denkt auch an Servietten, Untersetzer, Gläser oder Tassen und Kartondeckel. Diese Kleinigkeiten dürfen an keinem Bistrotisch oder Tresen fehlen – am besten einheitlich bedruckt im Corporate Design.
STEP 5 - Info und Werbematerial
Ihr solltet Informations- und Werbematerialien mindestens 30 Tage im Voraus bestellen: neue Produkte, neue Angebote, neue Designs. Wichtig: Idealerweise sollte sich ein Motto in allen Flyern, Broschüren und Prospekten Ihres Messeauftritts wiederfinden. Und unterschätzt nicht die Wirkung klassischer Drucke. Die gut gemachten Werbebroschüren werden vom interessierten Publikum nach wie vor mit Begeisterung gelesen. Visuelle und haptische Attraktivität übertrifft die Online-Werbung bei weitem und verstärkt oft unbewusst die Kaufabsicht.
Kurz vor dem Messebeginn
Die letzte Woche vor der Messe solltet Ihr als Pufferzeit einplanen, damit bis zum Messestart alles an Ort und Stelle ist. Ansonsten stehen die Tage vor der Veranstaltung ganz im Zeichen der Anreise, des Standaufbaus und der Abnahme durch den Messeveranstalter. Nehmt Euch die Zeit, vor Ort zu sein, um das Standpersonal ausführlich zu briefen. Habt Ihr etwas vergessen oder braucht dringend einen Flyer? Mit CSIGNITY können viele Artikel bereits am nächsten Tag über Nacht geliefert werden – auf Wunsch direkt zur Messe.
DEINE CHECKLISTE ZUM DOWNLOADEN
Als Hilfe für Dich haben wir eine Checkliste zum download bereitgestellt.
